AUTOMATIZÁLT SZÁMLÁZÁS BEÁLLÍTÁSA
Hamar ráfogsz ébredni, hogy az online számlázást mindenképp érdemes automatizálni – bár semmi gond azzal, hogy ha az első számlákat átmásolgatod a rendszerből, célszerű gyorsan kialakítani rá egy folyamatot.
A beállítása egy egyszerű folyamat, amit az alábbi lépésekben gyorsan el tudsz végezni. Ráadásul így azonnal eleget tudunk tenni a törvényi kötelezettségnek, hogy minden kiállított számlát továbbítani kell a NAV-nak.
Először érdemes letesztelned, ehhez szükség lesz néhány próbarendelést feladnod a saját webshopodban, és kipróbálni, hogy minden működik-e, és készül-e számla – ezeket később le tudod sztornózni.
1. LÉPÉS: REGISZTRÁCIÓ A BILLINGOBA
A Billingó számlázó, kezdő cégeknek is ajánl kedvező, vagy akár a felhő alapú ingyenes változathoz is olyan hasznos funkciókat, mint:
- papír alapú számlázás korlátlanul és teljesen ingyen
- online adatszolgáltatási kötelezettség automatizálása
- választható bruttó vagy nettó alapú számlázás
- több cég profiljának kezelése egy felhasználóval
- bankkártyás fizetési lehetőség vevőidnek
- könyvelői hozzáférés számláidhoz
- mobilnyomtatás blokknyomtatóval
- egyedileg állítható automatikus fizetési felszólítás kezelő
- vizuális statisztika a kiadások és bevételek arányáról
- termék- és partner adatbázisok kezelése és importálása
A Billingo remek döntés a kezdő vállalkozók, webáruházak vagy azok számára, akik még soha nem használtak online számlázót, de szeretnének előrelépni, és költséghatékonyan automatizálni a napi feladatokat, minimálisra csökkenteni az adminisztrációt.
A tréningben a Billingo-t használjuk, mivel nagyon felhasználóbarát, könnyen lehet vele automatikusan számlázni.
Először is azt tanácsolom, hogy szépen lassan ismerkedj meg az oldalukkal, mert nagyon sok hasznos segítséget kapsz tőlük is. Az igénybe vehető szolgáltatásaikról, az áraikról bővebb információt ezen a linken találtok.
Ott láthatjátok, hogy a regisztráció a Free csomaggal ingyenes, azonban, ha nem szeretnénk alapvető funkciókat is használni, addig, amíg nem indítod el a webshopot, elég a Free csomag is.
Amennyiben az automatikus számlázást is szeretnéd most beállítani (működő webshop esetén erősen ajánlott), például az automatikus számlázást, akkor érdemes minimum a Basic csomagra előfizetni.
A Billingo díjai igen kedvezőek még így is igen kedvezőek. Természetesen induláskor elég a Basic csomag, majd amikor szükséges ki tudod bővíteni a nagyobbra. Itt megtudod nézni, hogy melyik csomaggal mennyi számlát állítasz ki automatikusan havonta.
Szerencsére olyan háttértámogatást nyújtanak, amivel kezdőként is hamar átláthatod a rendszerüket, ezen a BILLINGÓ linken elolvashatod a szükséges információkat, ha szeretnéd mélyebbre ásni magad.
Természetesen az első lépés az, hogy regisztrálj a Billingoba.
A KISADÓZÓ (KATA) SZÁMLAADÁS
Fontos, hogy minden egyes számlán, amit KATÁ-s vállalkozóként kiállítasz, szerepelnie kell a “kisadózó” szövegnek.
Ez könnyen megoldható a Billingo-ban, a BEÁLLÍTÁSOK – CÉGADATOK menüben találsz egy bepipálható mezőt („Kisadózó vagyok”), aminek a kipipálása után automatikusan ráteszi neked a rendszer ezt a szöveget az összes kiállított számládra.
Ezen kívül be kell pipálnod az “Egyéni vállalkozó vagyok” mezőt is ugyanitt, de a pénzforgalmi elszámolást NEM kell bepipálni.
A Beállítások – Cégadatok menüponton belül meg kell adni azokat az adatokat (adószám, nyilvántartási szám, bankszámlaszám, stb.) amiket egyéni vállalkozóként kapsz.
SZÁMLA KIÁLLÍTÁSA
A számlák kiállításakor ugye meg kell adni a Vásárló számlázási adatait, a vásárlás dátumát, és a terméket, amit vásároltak (ezek automatikusan átkerülnek a WooCommerce-ből, ha megcsinálod a következő lépést).
Fontos, hogy válaszd ki az ÁFA-kulcsot, ami esetünkben az “alanyi adómentes” lesz a KATA esetében (AAM) – tehát NEM 0%. Billingo-n belül a BEÁLLÍTÁSOK – BIZONYLAT BEÁLLÍTÁSOK menüpontban érdemes kiválasztani az alapértelmezett ÁFA kulcsot erre az AAM-re.
Továbbá Woocommerce-n belül a termékeid létrehozásakor be kell állítanod, hogy nem számolsz fel áfát (a KATÁ-s adózás miatt) – az adó státuszt állítsd NINCS-re (elképzelhető, hogy ez a mező nem jelenik meg, mert korábban már kikapcsoltad a WooCommerce-ben az adók kalkulációját, ez is teljesen megfelel a számunkra).
2. LÉPÉS: AUTOMATIKUS SZÁMLÁZÁS BEÁLLÍTÁSA
A Billingo gond nélkül összekapcsolható a WooCommerce-szel, így a vásárló által megadott adatok és a vásárolt termékek egy kattintással rákerülhetnek a számlára.
Az összekapcsolást az ingyenes WordPress bővítmények között megtalálod, ha rákeresel, hogy “Billingo”, akkor ez a két bővítmény jelenik meg – nekünk a bal oldali “Official Integration for Billingo” bővítményt kell telepíteni.
Woocommerce – Billingo beállítások
Az összekapcsolás beállításait a WOOCOMMERCE – BEÁLLÍTÁSOK – BILLINGO fülön találod.
(1) itt meg kell adni az ú.n. API kódot, amit a Billingo / Összekötések / API V3 beállításai között megtalálsz, csak át kell másolni ezt, hogy létrejöjjön a kapcsolat.
(2) Elektronikus számlát akarunk kiállítani és elküldeni e-mailben (tehát az első opciót pipáld be).
Ha webshopod van, akkor a számlát azután kell kiállítani, hogy azt átadtad a futárszolgálatnak (vagy beletenni kinyomtatva a csomagba, de ez nem szükséges, ha elektronikus számlát küldünk ki), így a “Számlakészítés rendelés állapot” mezőnél a “Teljesítve” legyen beállítva.
Ha online tréninget árulsz, akkor a rendelés azonnal teljesül (bankkártyás fizetés esetén) így a “Számlakészítés rendelés állapot” mezőnél a “Feldolgozás alatt” legyen beállítva.
(3) 2020. július 1-től kötelező a vásárló adószámát is feltüntetni a kiállított számlán abban az esetben amennyiben van neki (pl. cég a vevő).
Ezért egy plusz mezőt hozzá kell adni a pénztár oldalhoz (ez alapból nem jelenik meg), ahol szükség esetén ezt meg tudják adni. Az “Adószám megjelenítése vásárláskor” lehetőség csak az 1.9.7-es verziótól van beleépítve a bővítménybe, így ha annál előbbi verziód van akkor frissítened kell.
(4) A fizetési módjaidat itt össze kell egyeztetni azzal, hogy a Billingon milyen fizetési móddal kerül kiállításra a számla – enélkül ugyanis a számla kiállítása hibával végződik.
Ez egy egyszerű megfeleltetési feladat, ahogy látjátok, egyszerűen meg kell adni, hogy a WooCommerce-ben “Bankkártyás fizetés” néven található fizetési mód (ami lehet Stripe és Paylike is) a számlán “Bankkártya”-ként jelenjen meg, a “Banki átutalás” fizetési mód pedig “Utalás”-ként.
FIGYELEM! Ez a beállítás csak akkor lesz elérhető, ha előfizettél valamelyik Billingo csomagra (KATA vagy Master) és már API kapcsolattal összekötötted a webshopot a Billingoval.
3. LÉPÉS: BILLINGO + NAV ÖSSZEKAPCSOLÁS
A vállalkozásunk számlázóprogramját össze kell kötni a NAV rendszerével, mivel 2020.07.01-től kötelező beküldeni minden belföldi vállalkozás, egyéni vállalkozó vagy adószámos magánszemélynek kiállított számlát a NAV számára.
2021. január 1-től pedig minden belföldi ügylettel kapcsolatban kiállított számla adatait be kell küldeni a NAV rendszerébe. Mindegy, hogy adóalanynak (vállalkozónak) vagy magánszemélynek állítasz ki számlát, azt be kell küldened a NAV-nak.
Ahogy látni fogjátok, ez nem egy különösebben bonyolult folyamat, és szerencsére a számlázók is sokat segítenek benne, hiszen mindenkinek kötelező megtenni.
Kattints az ADATSZOLGÁLTATÁSRA KÖTELEZETT ADÓZÓI REGISZTRÁCIÓ gombra.
Ha több vállalkozást szeretnél regisztrálni, például (Egyéni Vállalkozás, Kft., Bt., stb.), akkor azt ugyanezen a felületen tudod megtenni a lépések ismétlésével.
A kattintás után átirányítanak az ügyfélkapu bejelentkezéshez.
A bejelentkezést követően add meg az adóazonosító jeled.
Add meg a felhasználóneved. (A “Kívánja a regisztrációt meglévő felhasználóval végezni?” pont, csak akkor fog megjelenni, ha már regisztráltál másik vállalkozást.)
Válaszd ki a regisztráció típusát (egyéni vállalkozó vagy gazdálkodó szervezet)
Töltsd ki a további adatokat és az általad választott új jelszót a NAV Online Számla rendszeréhez
A regisztráció után jelentkezz be a fiókodba
Technikai felhasználó létrehozása
Válaszd a TECHNIKAI FELHASZNÁLÓ gombot.
Adj meg egy jelszót
Adj meg egy általad választott jelszót, illetve jelöld be a “számlák kezelése” és a “számlák lekérdezése” jelölőnégyzeteket, majd kattints a “Mentés” gombra.
Kattints a kulcs generálása gombra
Felhasználónév, XML aláírókulcs, XML cserekulcs elmentése
Másold ki a felhasználónevet, XML aláírókulcsot és az XML cserekulcsot egy szövegszerkesztőbe, mert szükséged lesz rá a következő lépésekben.
Másold be az előző adatokat a Billingo felületére
Jelentkezz be a Billingo online számlázóba, majd kattints a BEÁLLÍTÁSOK–>NAV ONLINE SZÁMLA ÖSSZEKÖTTETÉS fülre. Másold át az NAV Online Számla rendszeréből az alábbi adatokat:
Technikai felhasználóhoz generált felhasználónevet, az általad megadott jelszót (amit a technikai felhasználónak adtál), az XML aláírókulcsot, és az XML cserekulcsot.
